标准化和文档化的重要性

标准化和文档化的重要性

想象一下工作时眼睛被蒙上了眼罩. 你会不断地思考你的下一步. 你不仅要寻找下一步该朝哪个方向走,而且还会浪费很多时间. 这是一个完美的类比来描述没有标准化和文档化的工作是什么样子的.

简单地说, 标准指南是定义特定行业的特定规则和自愿特征的具体基准. 从提供可靠的信息到结构化的方法, 标准化和文档化是组织开发中不可缺少的工具.

看看这些原因,了解这两种现象对任何企业的重要性.

为什么标准化和文档化很重要

缩短故障和紧急情况下的响应时间

当您有了标准和文档化的指导方针时,直接关注系统恢复就容易多了.  您不需要搜索系统位置、IP地址或指令. 因此,它显著减少了故障和紧急情况下的响应时间.

为您的IT基础设施提供一个清晰的概述

一个良好的文档化和标准化的管理系统可以提供IT基础设施的透明概述.  从工作服务器到员工使用的软件, 它清晰地展示了业务中升级的技术和结构化的方法.

更少的错误

文档化和标准化不仅减少了所需的时间,而且还减少了在复杂过程中可能发生的错误的机会. 知道 如果公司让流程由个人自行决定,就会增加出错的机会.

这就是强调战略文档化和标准化过程的重要性. 即使是最初级的技术人员,他们也很容易上手,而且成功率也高得多.

没有知识差距

知识孤岛是存在于任何公司中最糟糕的事情. 通过文档化和标准化, 公司可以在员工之间传播相关信息,弥补知识差距.  这种知识伴随着员工,即使他们换了工作.

IT管理的中心组件

值得一提的是,业务需要遵守It管理的标准指导方针. 为此,必须提供最新的和完整的IT文档. 例如,应急管理是IT公司在没有文档的情况下无法管理的一个领域.

遵守法规和法律要求

针对特定国家的保护要求对所有IT公司都至关重要.  立法者, 在这方面, 是否需要制定更多的规章制度以使文档化和标准化.  这两个组成部分都允许公司遵守法律和监管要求.

服务提供商使用文档

标准化和文档化对于公司提供洞见至关重要 管理服务提供商. 即使所有的员工都知道这些指导方针, 外部服务提供者需要明确的文档来了解工作限制.

底线

总的来说,通过标准化和文档化,业务可以向前发展. 文档保存了企业完成流程所需的相关信息. 因此, 上述原因解释了标准化和文档化如何减少可变性,并提供了进行持续改进的基线.